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Privacy Notice about protection of personal data

This Privacy Notice is addressed to Distributors, Clients, Employees and Suppliers of TROA S.A.S., both active and inactive, whose Personal Data are included in the Company’s Databases.

TROA S.A.S. (Hereinafter “TROA”), identified with NIT: 900.137.588-2, domiciled in STREET 15 # 35 61 of the city of Medellín, Antioquia, duly constituted in accordance with the laws of the Republic of Colombia, through Document Privado, dated March 01, 2007, registered in the Chamber of Commerce of Medellín on March 5, 2007, in book 9 under the number 2550, was created a Limited Company and then transformed by Simplified Shares on March 13, 2013 and registered In the same entity on December 27, 2013 in book 9 under the number 24063, denominated: International Trading Company TROA SAS Acronym TROA BY SIMPLIFIED SHARES.

INFORMA:

  1. That on June 27, 2013, the Ministry of Commerce, Industry and Tourism published Decree 1377 of 2013, a rule whose purpose is to partially regulate Law 1581 of 2012 on the subject of personal data protection.

  2. That, in accordance with the provisions of Articles 14 and 15 of Decree 1377 of 2013, CI TROA as Manager of the Treatment of Personal Data, below, includes relevant information in relation to its Personal Data Treatment Policy: 

  3. That TROA collects, stores, uses and transmits (as appropriate) the personal data of its Distributors, Clients, Employees and Suppliers, both active and inactive, to companies located inside and outside Colombia, with the following purposes:

Execute the contracts that have been signed with the Company.
Make payment of contractual obligations. Send the information to governmental or judicial entities by express request of the same.
Support external and internal audit processes. Send and receive messages for commercial, advertising and / or customer service purposes.
Record the information of Employees (active and inactive) in the Company’s databases.
Record the information of Suppliers (active and inactive) in the Company’s database.
Contact Distributors, Customers and Suppliers for the sending of information regarding the contractual, commercial and obligatory relationship that may occur.
Collect data for the fulfillment of the duties that as Responsible of the information and of the personal data, correspond to the Company.
Any other purpose that results in the development of the contract or the relationship between you and the Company.

In order to carry out the purposes described above, your personal data may be disclosed for the purposes previously provided to the personnel that form the sales, marketing, logistics, administrative and purchasing areas of TROA, as well as managers, consultants, contractors , Advisors and other persons and offices, as appropriate.

Likewise, TROA may transfer or transmit (as appropriate) your personal data to other companies abroad for reasons of security, administrative efficiency and better service, in accordance with the authorizations that have been granted by the owners of the personal data . TROA has adopted the measures of the case so that these companies implement in their jurisdiction and in accordance with the laws applicable to them, security standards and protection of personal data even similar to those foreseen in this document, and in general, in the Policies of TROA on the subject. In the case of transmission of personal data, the Company will sign the transmission contract to which it takes place under the terms of Decree 1377 of 2013.

In addition, we inform you that once the need for processing of your data has ceased, they may be removed from the TROA CI databases or archived in safe terms so that they are only disclosed when this occurs in accordance with the law.

In accordance with the provisions of Article 8 of Law 1581 of 2012, the rights that you are entitled to as a holder in relation to your personal data are: To know, update and rectify your personal data in front of the Responsible for Treatment or Charge Of the Treatment. This right may be exercised, inter alia, against partial data, inaccurate, incomplete, fractioned, misleading, or those whose Treatment is expressly prohibited or has not been authorized;

Request proof of the authorization given to the Treatment Manager except when expressly excepted as a requirement for the Treatment;

Be informed by the Treatment Manager or the Treatment Manager, upon request, regarding the use he has given to his data.


Aviso de privacidad sobre protección de datos personales

El presente Aviso de Privacidad está dirigido a Distribuidores, Clientes Finales, Empleados y Proveedores de TROA S.A.S., tanto activos como inactivos, cuyos Datos Personales se encuentran incluidos en las Bases de Datos de la Compañía.

TROA S.A.S. (en adelante “TROA”), identificada con NIT: 900.137.588-2, domiciliada en la CALLE 15 # 35 61 de la ciudad de Medellín, Antioquia, debidamente constituida de conformidad con las leyes de la República de Colombia, mediante Documento Privado, de marzo 01 de 2007, registrada en la Cámara de Comercio de Medellín en marzo 5 de 2007, en el libro 9 bajo el número 2550, se constituyó una Sociedad Limitada y luego transformada por Acciones Simplificada el 13 de marzo de 2013 y registrada en la misma entidad el 27 de diciembre de 2013 en el libro 9 bajo el número 24063, denominada: Sociedad de Comercialización Internacional TROA S.A.S Sigla TROA POR ACCIONES SIMPLIFICADAS.

INFORMA:

  1. Que el pasado 27 de Junio de 2013, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo publicó el Decreto 1377 de 2013, norma que tiene como propósito regular de forma parcial la Ley 1581 de 2012 en materia de protección de datos personales.

  2. Que, de acuerdo con lo previsto en los Artículos 14 y 15 del Decreto 1377 de 2013, CI TROA en calidad de Responsable del Tratamiento de sus Datos Personales, a continuación, incluye información relevante en relación con su Política de Tratamiento de Datos Personales:

  3. Que CI TROA recolecta, almacena, usa y transmite o transfiere (según corresponda) los datos personales de sus Distribuidores, Clientes Finales, Empleados y Proveedores, tanto activos como inactivos, a compañías localizadas dentro y fuera de Colombia, con las siguientes finalidades:

  • Ejecutar los contratos que se tienen suscritos con la Compañía.

  • Realizar el pago de las obligaciones contractuales.

  • Enviar la información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas.

  • Soportar procesos de auditoría externa e interna.

  • Enviar y recepcionar mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente.

  • Registrar la información de Empleados (activos e inactivos) en las bases de datos de la Compañía.

  • Registrar la información de Proveedores (activos e inactivos) en la base de datos de la Compañía.

  • Contactar a Distribuidores, Clientes y a Proveedores para el envío de información referida a la relación contractual, comercial y obligacional a que haya lugar.

  • Recolectar datos para el cumplimiento de los deberes que como Responsable de la información y de los datos personales, le corresponden a la Compañía.

  • Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o de la relación que existe entre usted y la Compañía.


A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser divulgados con los fines dispuestos anteriormente al personal que conforma las áreas de ventas, mercadeo, logística, administrativa y compras de TROA, así como a encargados, consultores, contratistas, asesores y a otras personas y oficinas, según corresponda.

De igual forma, CI TROA podrá transferir o transmitir (según corresponda) sus datos personales a otras compañías en el extranjero por razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones que hayan sido otorgadas por los Titulares de los datos personales. CI TROA ha adoptado las medidas del caso para que esas compañías implementen en su jurisdicción y de acuerdo con las leyes a ellas aplicables, estándares de seguridad y de protección de datos personales siquiera similares a los previstos en este documento, y en general, en las políticas de CI TROA sobre la materia. En el caso de transmisión de datos personales, la Compañía suscribirá el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1377 de 2013.

Adicionalmente, le informamos que una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de CI TROA o archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley.

4. De conformidad con lo establecido en el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que a usted le asisten como Titular en relación con sus datos personales, son: Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; 
Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;
Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Cuando sea que la Compañía recolecte datos de carácter sensible, usted tendrá siempre la facultad de otorgar o no autorización sobre los mismos. Si usted desea conocer cuáles son los canales que existen en TROA para el ejercicio de sus derechos como Titular de los datos, le agradecemos que se remita a la Política de Tratamiento de Datos Personales que se encuentra publicada en nuestra página web www.citroa.com.

5. De igual forma, en caso que usted esté interesado en conocer en su totalidad la Política de Tratamiento de Datos Personales de la Compañía, le informamos que puede acceder a la misma de forma fácil y gratuita a través de la página web citroa.com. Usted también puede solicitar una copia de la misma vía correo electrónico a través de la opción : Contact US